送別会本人への案内メールや招待状の例文。本人から会費はいただくの?

soubetukaihonninannai

送別会を開く時、本人への案内メールや招待状ってどう書けばいいのかわかりませんよね。
みんなと違う文面ではなく本人だけ別な書き方をしないといけないの?なども気になります。
また送別会の会費は本人からいただくのか、いただかない場合、本人分の費用はどうするかなどを
お話していきます。

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送別会、本人への日程確認(日程調整)の伺い方

送別会を開くことが決まったらなるべく早く、
出欠をたずねる案内を出しましょう。

そして、主賓は「 送迎される側 」です。

例えば、退職される方を送るのであれば、
退職される方に送別会を開催したい旨と
都合のよい日程を聞きましょう。

まずは主賓に日程のお伺いを立てましょう。

送迎会の主役がいなくては、会の主旨がわかりません。

主賓のご都合に合わせて日程を決定したいところですが、
出席者が多数の場合は、
2,3大丈夫な日を押さえさせてもらいましょう。

出席者が多い日に開催したいので
候補日が複数必要な理由を主賓へ
お伝えした方がご納得されると思います。

また、主賓の意向をお伺いしましょう。
なるべく出席してほしい人やこの人にも声をかけてほしいなど、
日程を決める際の参考となると思います。

メールでお送りする際、宛先の相手との関係によって、
少しくだけたり、丁寧にメールを送ったり、ケース バイ ケースでご対応下さい。

送別会、本人への案内メール、招待状の例文

送別会の場合、案内状は2通出しましょう。

一つは主賓への招待状、もう一つは出席者への案内です。

後者はメールや回覧など手軽なものでも、
問題ないかと思いますが、主賓への招待状は
丁寧に心を込めて招待しましょう。

主賓には
・会場
・日時
・地図
・主催者 を
間違えないように案内します。

「 ご招待 」という形ですので、
主賓への招待状に費用は記入しません。

ですが、それぞれの流儀があると思うので、
主催者にご意向を確認した方がよろしいかと思います。

他出席者への案内には
上記に加えて費用をお伝えすることを
お忘れなく。

案内メール・招待状の例文

例1

「件名 送別会のご案内

  ○○部長

  お疲れ様です。
  ○○部○○課の○○です。
  
  この度は、
  役職を全うされてのご退職、
  まことにお疲れ様でございます。

  部一同、
  部長のご指導、
  豊富な知識を学ばせていただいたことに、
  感謝の気持ちでいっぱいです。

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  つきましては、
  部長の第2のご出発にあたり、
  部員一同で感謝と慰安の意を込めまして、
  歓送会を催したく準備させていただいております。

  貴重なお時間を頂戴いたしますが、
  ぜひご出席いただきますよう
  よろしくお願い申し上げます。

  日時、場所は以下の通りでございます。
  よろしくお願い申し上げます。
  末筆ながら、部長のますますのご清栄をお祈り申し上げて、ご案内いたします。

  日時:○○年○○月○○日 
  開場:○○:○○
  開始:○○:○○
  場所: xxxx亭

          ○○部○○課  ○○  」

例2

「件名 送別会のご案内

 ○○ 様

 お疲れ様です。

 お勤めご苦労様でした。
 退職されることを伺い、
 寂しい思いです。

 有志一同ささやかでは有りますが、
 退職記念、
 そして新たな旅立ちとして
 小宴をもうけましたので御参加頂きたく
 ご案内申し上げます。

 日時:○○年○○月○○日 
 開場:○○:○○
 開始:○○:○○
 場所: xxxx亭

          ○○課 ○○  」

本人から会費はいただくの?もわらなかった場合、誰が負担する?

主賓への招待状に費用は記入しません、
なぜかというと、「 ご招待 」するので。

ただ、公務員やそれぞれの流儀があると思うので、
主催者にご意向を確認した方がよろしいかと思います。

例えば、
主催者の意向が
「 全員から徴収する 」
「 社外の方や主賓は多少考慮する 」など、
お伺いを立てた方がよろしいかと思います。

全額、主催者が負担する場合は問題ないですが、
主賓の会費は全員で負担することを考えて、予算を組みましょう。

その後、
主賓以外の社員に会費の連絡をします。

例えば

「 部長5000円、課長4000円、課員3000円、
主賓はご招待になります。
上記金額を〇日から△日の間に徴収いたしますので
ご用意くださいますようお願い致します」

など。

前もってわかる場合は主賓以外の方にお伝えすると、
参加する側も安心かもしれません。

また、主賓から会費に付いて質問があった場合、
「 ご招待なので大丈夫です。 」と
お答えするとご理解いただけると思います。

送別会後の請求の場合は、
速やかに数日中にご参加くださった方々へ
ご参加くださった感謝の意と
請求額をお伝えしましょう。
また、徴収期間をお伝えしておくと、
お支払が未だの方へのお願いがしやすいかと思います。

まとめ

退職される方の事情は人それぞれ。

結婚だったり、
転職だったり、
色々あると思います。

双方気持ちよく、
次へのステップを踏めるように。

残る側のとしても
飛ぶ鳥跡を濁させないように、
気持ちよく見送りたいと思います。

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