メールを送ったのに返信がない。相手が上司や取引先だと、どう催促すればよいか迷います。
この記事では、次の5点をまとめました。
- 催促メールを送る前に確認すること
- いつ送るかを判断する考え方
- 失礼にならない書き方のポイント
- 件名の付け方
- 上司・取引先それぞれの例文
先に要点を表にすると、次の通りです。数字は一つの目安であり、相手との関係や案件の重要度によって調整してください。
| 項目 | 目安（一例） |
|---|---|
| 送るタイミング | 期限がある場合は翌営業日以降。期限がない場合は3日〜1週間後が一つの目安 |
| 件名 | 「催促」は避けた方が無難。「【ご確認】」「【再送】」のように一目で分かる表現に |
| 書き方の基本 | 相手を責めず、行き違いや未達の可能性にも配慮しながら、日時と求める行動を具体的に書く |
| 次の手段 | 複数回催促しても反応がない、または期限が迫っているなら電話やチャットに切り替える |
催促メールを送る前に確認すること
催促メールを書く前に、次の2点を確認しておくと、トラブルを避けられます。
自分の側に見落としがないか
返信がないと「なぜ返信しないのか」という気持ちが先に立ちますが、実はすでに返信が来ていて見落としていた、日時を書き間違えていた、送信できていなかった、迷惑メールフォルダに振り分けられていた、ということもあります。メールボックス、迷惑メールフォルダ、送信履歴、別のやり取り（チャットなど）で返信が来ていないかを確認してから催促に進みましょう。
いつ催促するかを判断する
催促のタイミングに決まったルールがあるわけではありませんが、案件の状況によって次のように考えると判断しやすくなります。
| 案件の状況 | 催促のタイミング（一例） |
|---|---|
| 期限を決めていた | 期限の翌営業日以降 |
| 期限を決めていなかった | 3日〜1週間後を一つの目安に |
| 急ぎで、かつ最初のメールで期限・緊急度を明示済み | 数時間〜1日後に確認の連絡をすることもある（通常の案件には当てはめない） |
| 期限が迫っている、または重要度が高い | メールに加えて、電話やチャットも検討する |
出典：【コピペOK】催促メール例文15選｜ビジネスシーン別テンプレート集｜Tayori
早すぎる催促は、相手にせかされている印象を与えてしまいます。相手の業務量や立場も考えながら判断してください。
失礼にならない書き方の3つのポイント
1. 相手を責めない、行き違いや未達の可能性に配慮する
相手にも事情があるかもしれません。「なぜ返信しないのか」という非難の文体ではなく、「ご確認いただけましたでしょうか」「行き違いで、すでにご返信いただいておりましたらご容赦ください」のように、相手を責めず、行き違いやメールが届いていない可能性にも配慮しながら書くと、相手も身構えずに読めます。
以下は、各出典の考え方をもとに編集部で作成した比較例です。NG例と改善例を並べると、違いが分かりやすくなります。
| NG例 | 改善例 | ポイント |
|---|---|---|
| まだ返信いただけませんか？ | ○月○日にお送りした○○について、ご確認状況を伺いたくご連絡しました | 「まだ」を使うと催促の圧が強くなる。用件を確認する形にする |
| お忙しいとは思いますが早めにお願いします | ○月○日までにご返信いただけますと助かります | 「早めに」は人によって解釈が変わる。具体的な日付にする |
| 何度もすみませんが返信をお願いします | 度々のご連絡で恐れ入りますが、○月○日までにご確認いただけますと幸いです | 謝る言葉だけで終わらせず、次に相手がすべき行動を明確にする |
出典：再送メールの文例（メールの返信がない場合）｜ビジネスメールの教科書
出典：ビジネスメールの返信がこない時やんわり催促する書き方と例文（社外・社内）｜Ember Point
2. 日時と内容を具体的に書く
「以前お送りしたメール」では、相手もどれのことか分からず、探す手間がかかります。「○月○日に○○の件でお送りしたメール」のように、日付と用件をセットで書くと、相手がすぐに対応できます。前回のメールの件名をそのまま書いておく、前回のメールを引用・転送して添えるのも、相手が探す手間を減らす方法です。
3. 求める行動と期限を、理由とセットで書く
「よろしくお願いします」だけで終わらせず、「○月○日までにご返信いただけますと助かります」のように、いつまでに何をしてほしいかを一文で示します。さらに「○日の会議で使用するため」のように、なぜその期限なのかを一言添えると、相手も優先度を判断しやすくなります。
出典：【コピペOK】催促メール例文15選｜ビジネスシーン別テンプレート集｜Tayori
件名の付け方
催促メールの件名には、「催促」という言葉は避けた方が無難です。「催促」という言葉自体が、受け取った相手に強い印象を与えてしまうことがあるためです。代わりに、次のような件名を使います。
- 【ご確認】○○の件（○月○日送信分）
- 【再送】○○資料の件
- 【リマインド】○○のご返信について（社内や親しい間柄向け）
出典：【コピペOK】催促メール例文15選｜ビジネスシーン別テンプレート集｜Tayori
「【リマインド】」は軽いニュアンスの言葉なので、社内や普段から気軽にやり取りしている相手向けです。初めての取引先など、かしこまった相手には「【ご確認】」「【再送】」のほうが無難です。
件名だけで「何の件か」「前回いつ送ったか」が分かるようにしておくと、相手もメールを開く前に状況を把握できます。
上司への催促メール例文
上司への催促は、かしこまりすぎず、用件を簡潔に伝えます。期限は「今週中」のような曖昧な表現ではなく、具体的な日付にしましょう。
> 件名：【ご確認】○○資料の件（○月○日送信分）
>
> お疲れ様です。○○です。
> ○月○日に○○の確認をお願いしておりましたが、ご確認いただけましたでしょうか。
>
> ○日の会議で使用したいため、お忙しいところ大変恐縮ですが、○月○日（○）までにご返信いただけますと助かります。
> 念のため、該当の資料を添付いたします。
>
> 行き違いで、すでにご確認済みでしたら申し訳ございません。
> よろしくお願いいたします。
本当に期限が迫っていて業務への影響が大きい場合のみ、件名に「【至急】」を使います。通常の催促で毎回使うと、相手が本当に急ぎのメールを見分けにくくなるので注意してください。
取引先への催促メール例文
取引先には、社外向けの丁寧な表現を使い、行き違いや未達の可能性にも触れます。期限が必要な場合は、取引先宛でも具体的な日付を書きます。
> 件名：【再送】○○の件（○月○日送信分）
>
> 株式会社○○ ○○様
>
> お世話になっております。株式会社○○営業部の○○です。
>
> ○月○日に○○の件でメールをお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。
>
> 度々のご連絡で恐れ入りますが、○月○日（○）までにご返信いただけますと幸いです。
> 行き違いで、すでにご返信いただいておりましたらご容赦ください。念のため再送いたします。
>
> どうぞよろしくお願いいたします。
急ぎの期限がなく、単に状況を確認したいだけの場合は、「お手すきの際にご確認いただけますと幸いです」のように、期限を設けない書き方でも構いません。
催促してもなお返信がない場合
メールで複数回催促しても反応がない場合や、期限が数時間後に迫っている場合は、メールにこだわらず、電話やチャットなど別の手段に切り替えましょう。回数そのものより、案件の重要度・期限までの余裕・他に連絡できる手段があるかで判断するのが実用的です。メールは相手が見落としたり、他の業務に埋もれたりすることがあるため、緊急性が高いときほど複数の手段を使うのが確実です。
出典：【コピペOK】催促メール例文15選｜ビジネスシーン別テンプレート集｜Tayori
催促メールを受け取ったときの返信
逆に自分が催促メールを受け取った場合は、できるだけ早く、対応状況が分かるように返信します。状況に応じて、次の2パターンを使い分けます。
まだ回答できない場合は、受け取ったことと見込みを伝える
> ご連絡ありがとうございます。ご返信が遅くなり申し訳ございません。
> いただいた件につきまして、現在確認を進めております。
> ○月○日までにはご回答できる見込みですので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
すぐに回答できる場合は、受領の一言を添えてから回答する
> ご連絡ありがとうございます。ご返信が遅くなり申し訳ございません。
> ○○の件、承知いたしました。（ここに回答内容を続ける）
対応がまだ終わっていなくても、「確認中であること」と「いつごろ回答できるか」を伝えるだけで、相手は安心できます。
よくある質問
催促メールの件名に「催促」と入れてはいけませんか？
絶対に使ってはいけない言葉というわけではありませんが、避けた方が無難です。受け取った相手が、責められているように感じやすい言葉のためです。「【ご確認】」「【再送】」など、用件が伝わる表現に言い換えましょう。
何回まで催促してもいいですか？
明確な回数の決まりはありません。回数そのものより、「案件の期限が迫っているか」「他に連絡手段があるか」を基準に、メール以外の手段（電話・チャットなど）に切り替えるかを判断するのが実用的です。
上司への催促はチャットでもいいですか？
社内のやり取りが普段からチャット中心であれば、チャットで催促しても失礼にはなりません。社内のルールや、その上司が普段使っている連絡手段に合わせるとよいでしょう。重要な資料や正式な確認が必要な内容は、メールでも記録を残しておくと安心です。
まとめ
メール返信の催促で押さえておきたいのは、次の4点です。
- 催促の前に、自分側の見落とし（迷惑メール、別の連絡手段での返信など）がないかを確認する
- 相手を責めず、行き違いや未達の可能性にも配慮しながら、日時・用件・期限とその理由を具体的に書く
- 件名に「催促」は避けた方が無難。「【ご確認】」「【再送】」などに言い換える
- 催促の回数ではなく、期限までの余裕や案件の重要度で、電話やチャットへの切り替えを判断する
急いでいるときほど、丁寧な言葉選びを意識すると、相手との関係を保ちながら用件を伝えられます。
参考
- 【コピペOK】催促メール例文15選｜ビジネスシーン別テンプレート集｜Tayori
- ビジネスメールの返信がこない時やんわり催促する書き方と例文（社外・社内）｜Ember Point
- 再送メールの文例（メールの返信がない場合）｜ビジネスメールの教科書
- 催促メールの件名例｜ビジネスメールの教科書
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