忘年会の案内メールはどう送る?新入社員から社内全体へ送る場合。

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一年を締めくくる忘年会。大変重要なイベントですよね。
社会に出て間もない新入社員幹事さんにとって
忘年会の場所の確保、案内メールの手配等々
とても緊張してしまうのではないのでしょうか。
今回は、案内メール作成に役立つ内容を紹介したいと思います。

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社内への案内メールのポイント、マナー、気をつけるべきことは?

最近では社内メールがある会社が多い為、
メールで案内メールを送る想定して書きたいと思います。

まず、最初にお伝えしたいのは、
メールの文章は残るもの。
失礼やミスの無い内容を書くように心掛けましょう。

[note]・忘年会は多忙な時期ですから、
案内状は早めに出すようにしましょう。

年末は、何かと忙しい時期。気がついたら忘年会は目前に…
なんてことにならないように、なるべく早めに案内メールを
送るようにしましょう。[/note] [important]・役職等、宛名の書き方に気をつける。

社員みんなが見ている文章です。
役職等の抜けがないか気を付けて書きましょう。
宛名の漢字間違いも注意です。[/important] [tip]・件名は要件が分かるように簡潔に書く。
忙しい時期です。どんなメールか一目でわかるように
分かりやすくて見やすい件名にしましょう。[/tip] [help]・文章は読みやすく書く。敬語や丁寧語をしっかり使う。
社長や上司、同僚のみんなが見る文章です。
分かりやすく、きちんとした言葉で書きましょう。[/help] [note]・顔文字は使わない。

当たり前のことではありますが、お友達に送っているわけではありませんので

(・∀・) 、 \(^o^)/ 、 m(__)m

などの顔文字は使わないようにしましょう。[/note] [note]・宴会場の場所・日時を分かりやすく書く。
忘年会の案内メールなので、宴会場の場所や日時は必須です。
きちんと明記しましょう。[/note] [important]・差出人を明記する
メールの場合、署名などで確認出来ると思いますが、
マナーとして、名前を名乗ったほうが失礼がありません。[/important]

メール作成途中に誤って【送信】ボタンを押しちゃった…
というミスが起こらないように、宛先は最後の最後に入れる事が
ポイントです。

書き終えたメールは一時保存し、何度か読み返しましょう。
作成したメール文を印刷して読むというのも効果的です。

文面に必ず入れるべき項目は?

社内メールの内容は、
上のマナーと少しかぶりますが、

[note]・簡単な挨拶文
・日時
・場所
・会費
・(参加の可否)
・幹事(差出人)

[/note]

この内容が入っていたらいいでしょう。

文末に「何かありましたらメールにてご質問ください。」

と一文入っていると好印象ですよ。

使える例文・テンプレート

とは言っても、1から案内文を作成するのは大変です。

そんな時は、テンプレートや例文を活用しましょう。
短時間で、案内文が作成可能になります。

ここでは、参考になるテンプレートを紹介します。
http://email.chottu.net/example/in-office/annai4.html#474
参考にして下さいね。

まとめ

いかがでしたか。
テンプレートや例文を参考に
さくさくと案内メールを作成し、
忘年会を楽しく過ごして下さいね。

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