訃報のお知らせ社外や取引先へ送るの場合の例文。メールの件名やポイント

会社を経営していると、お付き合いが多いため訃報のお知らせは社内だけ
じゃなく、社外、取引先にも通知する必要があります。ほぼ内容的には変化は
ないとしても、異なる部分が幾つか出てくるようです。

もしかすると社内向けでは、少しのミスは許されても社外向けとなると
会社の信頼にもつながりますので、きちんと行いたいところですね。

今回は訃報のお知らせを社外や取引先に送る場合のポイントと例文を調査し
まとめてみました。

SPONSERED LINK

訃報のお知らせ社外や取引先の場合、書くポイント

社内向けと違い、社外向けは敬語の使い方に注意が必要です。例えば故人に
対しては「様」「殿」は社外向けには使いません。「逝去」も敬語なので「永眠」を
使うことが多いようです。

書く内容ですが、当然ながら死亡した人物名と亡くなった日時を記載します。
訃報ですので、季節の挨拶などはいりません。社外や取引先への通知ですので
生前よくしていただいたことへの感謝を含めるのが自然かと思います。

更に葬儀日程や場所への記載も忘れないようにしましょう。また地図などを貼り
付ける余裕があれば助けになり喜ばれるでしょう。喪主と連絡先も書いておきます。

上記の内容を箇条書きにした後は、最後に「以上」と書きこれ以上何もないことを
知らせることが大切になります。訃報のお知らせ以外にもこれは使われるようですね。
独特な書き方ですが、これで文が引き締まると共に、信頼できる書き方とも言えます。

もし人数を制限した密葬を行う場合であれば、不特定に情報が漏れないように連絡手段
にも配慮が必要になります。

このように考えていきますと、人が亡くなってから社内にせよ、社外にせよ通知する
までにそれほど時間がないことがわかります。しかも時間がないのに、通知する内容は
詳細にまで正確で、故人や遺族に気を遣った慎重な内容になります。

社外ということでミスは許されません。当たり前のことですが、何かが起きてからでは
準備するのにあまりに時間や余裕がありません。通知するのはとりわけ総務部かもしれ
ませんが、通常きちんとしたフォーマットを準備しておく必要があります。

しかも遺族に葬儀や通夜の内容や時間をどうするかなど、どうしても伺わなくては前に
進まない情報もあります。遺族は心身においてパニックになり憔悴しきっている場合も
あるので、この辺の情報をどう聞きだすかをあらかじめ考えておく必要もあるでしょうね。
情報としては少ないかもしれませんが、慎重さが求められる通知であることを覚えておき
たいものです。

SPONSERED LINK

訃報のお知らせ社外や取引先にメール通知の場合、メールの件名や冒頭の言葉は?

メールでの通知の場合、件名は「訃報のご通知」などにすることができます。上記で述べた
通り、挨拶はいりませんので、いきなり誰がいつ亡くなったのかを箇条書きすることができます。

メールでの場合、機種依存文字などは文字化けする可能性が高いので避けた方が良いでしょう。
例えば○で囲んだ数字やローマ数字、記号などです。基本的にあまり訃報を伝える上で記号は
使われないようですが、注意しておくことができます。

また通常は正式な書式においては訃報の場合は句読点を使わないとされていますが、この
メールの場合は用いても良いとされているようです。

ちなみにメールはセキュリティ対策をしていても情報が漏れないとは限らないので、ウイルス
対策はしておきましょう。もし感染していたら一気に取引先にウイルスを撒くことになって
しまいます。できる対策はしておいた方がよさそうですね。

訃報のお知らせ社外や取引先の場合の例文

中山工業株式会社 御中

サトウ建設株式会社
代表取締役副社長 佐藤太郎様

訃報のお知らせ

弊社代表取締役 佐藤一郎儀 かねてより療養中のところ○月○日午後0時3分
永眠いたしました。

ここに謹んでご通知申し上げますと共に生前は何かとご厚情にあずかり誠にありがたく
厚く御礼申し上げます。つきましては下記の通り通夜、葬儀が行われますので
あわせてお知らせ申し上げます。

・通夜 ○月○日(○)午後○時から○時
・葬儀 ○月○日(○)午後○時から○時
・告別式○月○日(○)午後○時から○時

東京都練馬区1-4-3
○○セレモニーホール
TEL:123-456-789

・喪主 ○○(故人の妻)
・連絡先 123-5-67

なお故人の意思によりご供花、ご香典の儀は固くご辞退申し上げます。

以上

まとめ

今回は訃報のお知らせを取引先に通知する場合の書き方と例文をまとめました。

・誰が亡くなったか、いつ、葬儀の日時場所、喪主と連絡先を書く
・密葬の場合は不特定に送ることがないよう注意
・「様」「殿」は使わず「儀」を用いる。「逝去」ではなく「永眠」を使う
・生前よくしていただいたことへの感謝を含める
・季節の挨拶はいらない
・最後に「以上」を含める

大きく変化はありませんが、敬語の使い方はきちんとしたいものです。自分の
会社の人間に敬語を使うことになってしまいますので。

SPONSERED LINK

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする