訃報のお知らせ社内の場合の例文。メールでの件名や書くポイント

訃報の知らせを社内に向けて通知する場合はどんな文面にすれば良いの
でしょうか。この場合は社内だけでなく、影響は社外にまで及ぶので注意
すべきことが多いことがわかります。

しかも今はメールが主流ですよね。そこで今回は訃報のお知らせを社内で
行う場合にどんなポイントを抑えるべきでしょうか。メールの場合は?
二つほど例文を書いてみましたので、どうぞ参考になさってみてください。

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訃報のお知らせ社内の場合、書くポイント

社内向けの訃報に関してですが、これは社員に向けて書かれるものですが、別の
要素として、社外から問い合わせがあった場合に正しい情報で対応してもらうため
でもあるので、そのことを念頭に置いて記載すべきです。

書くべきことは以下の通り。

・いつ誰が亡くなったのか
・通夜、葬儀の日時、場所
・葬儀の形態
・喪主の氏名、連絡先

さらに通知文はわかりやすく5W1Hを意識して箇条書きで書きます。社内関連部署
関連会社への漏れがないように、リストは常に最新のものを更新すべきです。
社員本人の場合には、死因も伝え、生前の功績をたたえる文面にしてもいいでしょう。

お悔やみの言葉を入れるのを忘れないようにしましょう。繰り返しになりますが
内外的に付き合いの多い要職者の場合は、取引先に速やかな連絡を入れることも忘れ
ないようにしたいものです。

更に社内向けの訃報の宛名は「各位」になります。また訃報に時節の挨拶は不要なので
訃報と入れた後は本題にすぐ入ることができます。また訃報を見て弔電を打つ方もおられる
ので、喪主の名前や住所、電話番号などを入れることもできます。これは告別式の
住所や場所でも大丈夫かもしれません。

もし喪主が香典や供物を辞退する場合があるかもしれません。その場合は「故人の遺志により」
とか「ご家族のご意向で」と書き記します。理由があるともっと良いかと思います。

最近は近親者のみで葬儀を行う人も多くなっています。このような場合は家族葬であることを
記して、葬儀、お通夜の日時や場所は省いて書くことができるようです。

また故人の名前の後に「儀」と付ける場合がありますが。これは「~のこと」
「~について」という意味で自分自身や身内について書く場合に使います。あまり見ませんが
謙譲して敬称をつけないためにこんな書き方になることを覚えておきましょう。

訃報のお知らせ社内でメール通知の場合、メールの件名は?

結論から言えば「訃報」で大丈夫なようです。上場企業では「訃報のお知らせ」と
されているところが多いようですが、「報」はお知らせのことなので、訃報のお知らせと
書くと二重に意味を重ねていることになりますので、注意した方がいいかもしれません。

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訃報のお知らせ社内の場合の例文

●文例1

訃報○年○月○日

社員各位

○○部 ○○○○殿が○○年○月○日午前○時○分に
御病気により享年○○歳で永眠されました。

通夜、告別式が行われますので
ご冥福をお祈りし、謹んでお知らせ申し上げます。

・通夜

○月○日(○)○時よりご自宅にて

福岡県福岡市○○区12-1
最寄り駅:○○線○○駅 下車徒歩6分
(別途地図をご覧ください)

・告別式

○月○日(○)○時から○時まで ○○セレモニーホールにて

福岡県福岡市東区○○12-33
TEL:123-34-3456
最寄り駅:○○線○○駅 下車バス5分 徒歩1分
(別途地図をご覧ください)
・喪主

○○○○様(妻)

・本件問い合わせ先

○○部◎◎◎◎ TEL:12-34-56(内線3番)

──────────────────────────────
株式会社○○ ◎◎部
山本太郎
住所:福岡市西区1-23-4
TEL:67-89-1011
URL:abc.cm
Mail:abc@co.jp

●文例2

社員各位

人事部長○○太郎氏は、昨日6月11日午後0時頃、東京の浅草の自宅にて
心肺停止との家族の通報で、○○病院に搬送中に急逝なされました。
死因は○○出血とのことです。誠に痛惜の極みです。心より哀悼の念とご冥福を
お祈りいたします。

通夜、葬儀、告別式は下記の通り執り行われます。生前のご愛顧とお世話になった
方々は、是非、ご弔問、ご会葬くださるようお願いいたします。
また取引関係先で、当総務部で把握していない関連会社がありましたら、総務の
○○まで至急ご連絡ください。

     記

通夜  6月14日午後6時よりご自宅にて

葬儀告別式 6月15日午後1時より

葬儀場所  ○○斉場(地図は総務部まで)
      東京都神田町12-45
      電話 ○○―12-○○

まとめ

今回は訃報のお知らせのポイントやメールでの件名、例文などを調査してみました。

・社外からの問い合わせを意識した文面
・時節の挨拶は不要、すぐに本題に入る
・喪主、葬儀の日時、誰がいつ亡くなったのかを明確に
・お悔やみの言葉を入れる
・リストは更新して最新のものに
・社員であればこれまでの功績を含めることもできる

訃報のお知らせをするだけでも、これだけの注意がいるので大変ですね。
しかし影響も大きいので慎重に行いたいものです。

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