仕事で電話をかけたとき、相手が出ずに留守番電話へ切り替わると、
「何を話せばいいんだっけ？」
「折り返してくださいって言っても失礼じゃない？」
「用件はどこまで残した方がいい？」
と、急に焦ってしまうことがありますよね。
ビジネスの留守電では、長く話す必要はありません。
基本は、
会社名・名前
↓
簡単な用件
↓
折り返してほしいのか、自分から再度電話するのか
↓
必要なら電話番号
の順で伝えれば十分です。
折り返しをお願いするときも、「折り返してください」と言っただけで必ず失礼になるわけではありません。
ただし、取引先や目上の方には、
「恐れ入りますが、お手すきの際に折り返しご連絡いただけますと幸いです」
など、少し柔らかい表現にするとより丁寧です。
この記事では、ビジネスで留守電を残すときの基本と、状況別にそのまま使える例文を紹介します。
ビジネスの留守電には何を残せばいい？
留守電では、相手が聞き終わったあとに、
「誰から？」
「何の用件？」
「折り返した方がいいの？」
と迷わないことが大切です。
基本的には、次の内容を簡潔に伝えます。
- 挨拶
- 会社名・部署名・氏名
- 誰に連絡したのか
- 用件
- 折り返してほしいのか、こちらから再度電話するのか
- 必要に応じて電話番号
例えば、
いつもお世話になっております。株式会社○○の△△です。○○様に、先日のお打ち合わせの件でご連絡いたしました。恐れ入りますが、お手すきの際に折り返しご連絡いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
この程度で十分です。
留守電だけですべてを説明しようとせず、相手が次にどうすればよいか分かる程度にまとめるのがポイントです。
留守電は短く、ゆっくり、はっきり話す
留守電は長くなりすぎないようにしましょう。
録音できる時間は電話機やサービスによって異なるため、
「○秒以内でなければいけない」
という決まりはありません。
ただ、ビジネスの留守電なら、30秒程度をひとつの目安に、簡潔にまとめると聞きやすくなります。
特に、
- 会社名
- 名前
- 電話番号
- 日時
- 数字
などは、普段の会話より少しゆっくり話した方が親切です。
私自身、相手から入っていた留守電の名前や電話番号が早すぎて聞き取れず、何度も再生したことがあります。
留守電は直接聞き返すことができません。
そのため、相手が一度で聞き取れる速さを意識することはとても大切だと感じます。
「折り返してください」は失礼？
「折り返してください」という言葉自体が、必ず失礼になるわけではありません。
ただ、相手にお願いする内容なので、取引先や目上の方には少し柔らかくすると自然です。
例えば、
「恐れ入りますが、お手すきの際に折り返しご連絡いただけますでしょうか」
「お忙しいところ恐縮ですが、ご都合のよいときに折り返しいただけますと幸いです」
などがあります。
社内の同僚などであれば、
「確認したいことがありますので、お手すきの際に折り返しお願いします」
でも不自然ではありません。
大切なのは、「この表現は禁止」と決めつけることではなく、相手との関係に合わせて丁寧さを調整することです。
折り返してほしいときの留守電例文
一般的な取引先へ
いつもお世話になっております。株式会社○○の△△です。○○様に、先日のお打ち合わせの件でご連絡いたしました。恐れ入りますが、お手すきの際に折り返しご連絡いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
迷ったときは、この形でほとんど対応できます。
「何の電話なのか」が分かる程度に用件を入れつつ、詳しい内容は折り返し後に話します。
少し丁寧にお願いしたい場合
いつもお世話になっております。株式会社○○の△△でございます。○○の件で確認したいことがあり、ご連絡いたしました。お忙しいところ恐縮ですが、ご都合のよろしい際に折り返しいただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。
取引先や目上の方など、少し丁寧にしたい場合はこちらが使いやすいです。
急ぎで折り返してほしい場合
いつもお世話になっております。株式会社○○の△△です。○○の件で、本日中に確認したいことがありお電話いたしました。お忙しいところ恐縮ですが、可能でしたら折り返しご連絡いただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。
急ぎだからといって、
「すぐ電話してください」
と強く言う必要はありません。
なぜ急ぎなのかを簡潔に伝えると、相手も優先度を判断しやすくなります。
こちらから改めて電話する場合の例文
必ずしも相手に折り返してもらう必要はありません。
むしろ、
「こちらからまた連絡した方がよさそう」
という場合もあります。
そのときは、
いつもお世話になっております。株式会社○○の△△です。○○の件でご連絡いたしました。またこちらから改めてお電話いたします。よろしくお願いいたします。
で十分です。
おおよその時間が決まっているなら、
また本日15時頃にこちらからお電話いたします。
と伝えてもよいでしょう。
相手も、
「折り返した方がいいのかな？」
と迷わずに済みます。
社内の人へ折り返してほしい場合の例文
社内であれば、取引先ほど堅くする必要はありません。
お疲れさまです。営業部の△△です。○○の件で確認したいことがありお電話しました。お手すきの際に折り返しをお願いします。よろしくお願いします。
上司など少し丁寧にしたい相手なら、
お疲れさまです。営業部の△△です。○○の件で確認したいことがあり、ご連絡しました。恐れ入りますが、お時間のあるときに折り返しいただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。
とすると自然です。
留守電で電話番号は伝えた方がいい？
電話番号を必ず伝えなければならないわけではありません。
すでに何度も連絡を取っていて、相手が自分の番号を登録している場合などは、省略しても困らないことがあります。
一方、
- 初めて電話する相手
- 会社の代表番号から電話している
- 相手が自分の番号を知らない可能性がある
- 普段とは違う番号からかけている
といった場合は、電話番号を残した方が親切です。
また、着信した番号とは別の番号へ折り返してほしい場合は、折り返し先を必ず伝えましょう。
例えば、
折り返しは、03-XXXX-XXXXまでお願いいたします。
と最後に伝えます。
数字は特に聞き間違いが起こりやすいため、少しゆっくり区切って話すとよいでしょう。
「○○様のお電話でよろしいでしょうか？」は留守電では不要
通常の電話であれば、
「○○様のお電話でよろしいでしょうか？」
と確認することがあります。
しかし、留守電では相手から返事をもらうことができません。
そのため、
株式会社○○の△△です。○○様にご連絡しております。
と伝えれば十分です。
わざわざ疑問形にする必要はありません。
用件はどこまで詳しく残す？
留守電では、用件をまったく伝えないのも困りますが、詳しく話しすぎるのもおすすめできません。
例えば、
○○の件で確認したいことがあり、ご連絡しました。
先日お送りした資料について、ご相談がありお電話しました。
くらいで十分なことも多いです。
特に、
- 顧客の個人情報
- 契約金額
- パスワード
- 詳しい人事情報
- 採用結果
- 社外秘の内容
などは、留守電に詳しく残さない方が安心です。
携帯電話であっても、本人以外が留守電を聞く可能性はゼロではありません。
留守電には必要最小限の情報だけ残し、詳しい内容は直接話すと考えるとよいでしょう。
留守電で避けたい残し方
留守電で特に避けたいのは、
「株式会社○○の△△です。折り返してください」
だけで終わってしまうことです。
何の用件なのか分からないため、相手は、
「何かトラブル？」
「急ぎ？」
と不安になるかもしれません。
反対に、細かい経緯を最初から最後まで長々と録音するのも、相手にとって聞きづらくなります。
「誰から・何の用件で・次にどうしてほしいのか」
が分かれば十分です。
また、留守電に切り替わって焦って無言のまま切ってしまうこともあります。
一度ならそれほど気にする必要はありませんが、仕事の連絡で用件を伝える必要がある場合は、落ち着いて短いメッセージを残しましょう。
留守電で慌てないために電話前にメモしておこう
留守電が苦手な方は、電話をかける前に簡単なメモを作っておくと楽です。
文章を全部書く必要はありません。
例えば、
○○株式会社
営業部△△
見積書の件
折り返し希望
電話番号
くらいで大丈夫です。
これだけでも、突然留守電になったときに慌てにくくなります。
慣れてくれば、
名乗る → 用件 → 次の行動
という順番が自然に出てくるようになります。
まとめ
ビジネスで留守電を残すときは、難しく考えすぎる必要はありません。
基本は、
会社名・名前を名乗る
↓
簡単に用件を伝える
↓
折り返してほしいのか、自分から再度電話するのか伝える
↓
必要であれば電話番号を残す
この順番で十分です。
折り返してほしいときには、
「恐れ入りますが、お手すきの際に折り返しご連絡いただけますと幸いです」
とすれば、取引先や目上の方にも使いやすいでしょう。
また、留守電では内容だけでなく、ゆっくり・はっきり話すことも大切です。
私自身、早口の留守電を何度も聞き直した経験があります。
相手が一度聞くだけで、
「誰からの電話か」
「何の用件か」
「折り返す必要があるのか」
が分かるメッセージを意識すると、仕事のやり取りもスムーズになります。
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