お仕事でお電話をして、留守番電話になった時、慌てることはありませんか。
友人と遊びのお約束とかであれば、気楽なものですが、お仕事の時はどうでしょうか。
留守番電話に「 折り返し、連絡をください 」というメッセージを残すことがあります。
もちろん、ご自身から何度かご連絡できることに間違いはないのですが、タイミングが悪いと何回もかけることによって、催促のように感じられてしまうこともあります。
よって、相手に折り返してもらったほうが、都合がいい場合もあります。
ともあれ、礼儀の問題です。
「 折り返し電話をください 」は、命令になってしまうので、人によっては、気を害される方もいらっしゃるかもしれません。
そう思われないためにも、どのように留守電を残したらいいのでしょうか。
留守電メッセージの残し方。折り返し連絡して欲しい時の注意点
お電話は先方の表情も見えないので、色々配慮しなくてはいけませんが、留守電の場合は時間制限もあるので、慣れていないとなおさら緊張するもの。
先方に留守電で慌てないように、ポイントを整理しました。
ポイント１：事前に伝える内容を整理してからお電話しましょう。
留守番電話にメッセージを残す際のポイントは短時間のメッセージにする、ということ。
録音してくれる時間は意外と短いし、機種などによって、増して、持ち主によって異なります。
メッセージを残す場合には、「 数秒しか録音できない 」ということを念頭に置きましょう。
意識して、メッセージを残す必要があります。
ポイント２：自分の名前と会社名をはっきり伝えましょう。
電話でもメールでも、忘れてはいけないのが、挨拶と自分が何者なのかを伝えること。
これは留守番電話で同じく重要です。
既に何度か連絡を取り合っている場合でも、お忘れないように。
何よりも、オレオレ詐欺と間違われないようにお気をつけください。
また、携帯電話の場合、連絡先を交換していれば、どなたからかの着信か一目でわかります。
そのことによって、つい、名前を伝えることを忘れてしまう方も多いようです。
ですが、挨拶や名乗ることもせず、用件だけ伝えるのは、相手に失礼ですので、省略せずにきちんと行いましよう。
ポイント３：相手の電話で合っているかを確認しましょう
留守番電話の場合は、相手と直接お話をすることができません。
念のため相手の電話番号で合っているのかを確認しましょう。
たとえば、「 ○○様のお電話でよろしいでしょうか？ 」というように、自分が誰とお話ししたいのかを伝えるだけで大丈夫です。
ポイント４：用件は簡潔に伝えましょう
お電話をした理由となる「 用件 」を簡潔に伝えます。
よくあるのは、「 ○○（名前）です。また改めて電話します。 」というものですが、気心知れた中であれば、問題ありませんが、ビジネスにおいては、伝える情報が足りていないため、留守番電話を聞いた先方が困ってしまいます。
電話をした目的や伝えたかった内容を、メッセージとしてしっかり伝えましょう。
ポイント５：次にとって欲しい行動を伝えましょう。
挨拶と自分が何者なのかを名乗り、伝えたかった用件を簡潔に伝えた後、相手にどんなアクションを起こしてもらいたいのかを伝えます。
「 折り返しのご連絡をお待ちしております。 」というように、明確にお伝えしましょう。
留守電メッセージの残し方。折り返し連絡して欲しい時の例文
慣れるまでは、どのような言い回しがいいかも悩むものです。
折り返してご連絡を頂戴する際に、失礼がないようにニュアンスも考えてみましょう。
たとえば・・・
「 折り返し、ご連絡お願いいたします。 」
意味合い：急ぎの用なので、電話に気づき次第、ご連絡下さい。
「 ご都合よろしい時に、折り返しご連絡お待ちしております。 」
意味合い：ご本人様のタイミングが良い時に、お電話ください。お待ちしております。
これは、相手が社内や社外の方を問わずに有効です。
先ほどの項目のポイントなどを踏まえて、留守番電話にメッセージを残すと伝えやすく、先方もわかりやすいと思います。
慣れないうちは、メッセージを残すことが難しいと思いますので、事前に伝えるメッセージを整理してから電話をかける感覚を身に付けること、おススメします。
くれぐれも、留守番電話に無言のメッセージを残し切ってしまうというような「 留守番電話のマナー違反 」はしないように気を付けましょう。
「 株式会社〇〇の△△です。 」
「 〇〇様のお電話でよろしいでしょうか？ 」
「 ××について、ご相談したいことがあって電話しました。 」
「 また折り返しかけますので、よろしくお願いします。 」
留守電をわかりやすく入れることで、相手とのコミュニケーションも円滑に進むと思います。
表情が読めない分、より良い電話のかけ方を目指しましょう。
留守電メッセージの残し方ビジネスの場合で残しておくべき内容は？
留守番電話にメッセージを残す際、用件だけ述べてしまっても長くなりすぎてしまったり、逆に、手短過ぎて、相手が困ってしまうメッセージならないように、注意しましょう。
慣れるまで、電話をかける前に一呼吸。
頭の中で電話の目的を1～2つの文で要約しましょう。
簡単にメモを作ること、おススメします。
文にする必要は無くキーワード書く、くらいで大丈夫です。
そして、電話をかけ、
・会社名、所属および名前
・内容 （ お電話をかけた理由、など ）
・先方に希望すること （ 再度、折り返してほしい、かけなおすのでお待ちください 、など）
話すコツとしては、メッセージを受信した人がすべての単語を聞くことができるように十分にゆっくりと、そして、明瞭に話しましょう。
特に数字に関する情報はゆっくり、明瞭に話して後々の誤解が生じないように気を付けること、大事です。
私自身、相手のメッセージが早すぎて聞き取れなかったり、不明瞭で何回か聞きなおした覚えがあります。
そして、伝言は短く、細部をすべて話す必要はありません。
留守番電話の時間は１～２分、人によっては、30秒くらいの方もいらっしゃいます。
また後ほどお電話します、あるいは、折り返し電話をいただければ詳細をご説明します、と付け加えればよいと思います。
ですが、自分の名前と電話番号だけでビジネス上の目的が含まれていない伝言は何の用件でお電話くださったのかわからなくて、先方も不思議に思うかもしれません。
もし、留守番電話の時間内に伝えるべき内容が収まりきらなかった場合には、もう一度電話し、収まらなかったことを伝えましょう。
最後に、伝言を終える時には、ビジネスレターと同様にあなたのコンタクト情報を付け加えます。
ここは特にゆっくりとお話しすることで、相手は連絡先のメモを取ることができるので、助かります。
まとめ
留守電にメッセージを残す際の注意は「 折り返しをお願いする際､マナーとして､連絡先も伝えましょう｡ 」
自分が残された留守電で、聞きづらかったり、わからなかったり、だれかさえもわからない、そういう経験に覚えがあるのようであれば、ぜひ、人の振り見て我が振り直しましょう。
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