仕事でメールを送るとき、
「これってどうなっていますか？」
「この部分だけ確認したいんだけど……」
と、相手に質問したい場面ってありますよね。
でも、いざ文章にしようとすると、
「件名は何て書けばいい？」
「いきなり質問して失礼じゃない？」
「“お伺いします”って使っていいの？」
と迷うこともあると思います。
私自身もこれまでに、
「これは結局、何について答えればいいんだろう？」
と、質問の意図が分かりにくいメールを受け取ったことがあります。
質問する側では分かっているつもりでも、相手からすると内容がつかみにくいことってあるんですよね。
質問メールは、少し書き方を工夫するだけで、
相手が内容を理解しやすく、返信もしやすいメール
になります。
この記事では、
- 質問メールの件名
- 書き出し
- 質問部分の書き方
- 返信期限の伝え方
- 結びの言葉
- そのまま使える例文
まで、順番に紹介します。
- ビジネスメールで質問するときに大切なこと
- 質問メールの件名は内容が一目で分かるようにする
- 質問メールの書き出しは社内と社外で使い分ける
- 質問するときは前置きを長くしすぎない
- 「伺う」「お伺いする」はどう使えばいい？
- 「お伺いさせていただきます」は間違い？
- 質問内容は具体的に書く
- 質問が複数ある場合は番号を付ける
- 回答期限がある場合は具体的な日付を書く
- 質問メールの結びはどう書く？
- 取引先へ質問するメールの例文
- 上司へ質問するときのメール例文
- 質問が複数ある場合のメール例文
- 急ぎで回答がほしい場合のメール例文
- 回答をもらったら短くてもお礼を返す
- 質問メールで避けたい書き方
- ビジネスメールの質問についてよくある疑問
- まとめ
- 参考情報
ビジネスメールで質問するときに大切なこと
質問メールで大切なのは、
相手が読んですぐに「何について答えればいいのか」が分かること
です。
そのためには、
- 何を確認済みなのか
- どこが分からないのか
- 具体的に何を回答してほしいのか
を整理してからメールを書くと分かりやすくなります。
「分からないので教えてください」
だけでは、相手もどこから説明すればいいのか迷ってしまいます。
たとえば、
「マニュアルの○ページまでは確認したのですが、○○について判断できなかったため質問しました」
と一言あるだけでも、
「あ、ここまでは確認しているんだな」
と伝わります。
質問メールの件名は内容が一目で分かるようにする
メールの件名は、
開く前に用件が分かるようにする
のがポイントです。
たとえば、
○○製品の仕様についての確認
【ご確認のお願い】○○の納期について
○○プロジェクトについての質問
○月○日の打ち合わせ内容についての確認
などです。
単純に事実や仕様が合っているかを確認したい場合は「確認」、
相手に説明や判断を求める場合は「質問」
とすると、件名も付けやすくなります。
「質問があります」
だけより、
何についての質問なのか
まで入れておいた方が分かりやすいですね。
質問メールの書き出しは社内と社外で使い分ける
書き出しも迷いやすいところです。
社内の相手なら、
「お疲れ様です。」
が一般的です。
継続して取引している社外の相手なら、
「いつもお世話になっております。」
が自然です。
ただし、初めてメールする相手に、
「いつもお世話になっております」
というのは少し不自然ですよね。
初めて連絡する場合なら、
「突然のご連絡失礼いたします。」
「初めてご連絡いたします。」
などから始めてもよいでしょう。
社外メールでは、そのあとに、
会社名＋氏名
を名乗っておくと、相手にも誰からのメールなのか伝わりやすくなります。
質問するときは前置きを長くしすぎない
丁寧に書こうとすると、
「突然のご連絡となり大変恐縮ではございますが……」
と、前置きがどんどん長くなってしまうことがあります。
もちろん失礼にならない配慮は必要ですが、
丁寧すぎて肝心の質問がどこにあるのか分からない
というメールになってしまっては本末転倒です。
たとえば、
「○○について一点確認したく、ご連絡いたしました。」
くらいでも十分です。
そのあと、すぐに質問内容を書きましょう。
「伺う」「お伺いする」はどう使えばいい？
ここは敬語で迷いやすいところです。
「お伺いするって二重敬語だから間違い？」
と思う方もいるかもしれません。
「伺う」は、「聞く・尋ねる」の謙譲語です。
そして、
「お伺いする」は形式上は二重敬語ですが、文化庁の「敬語の指針」では、習慣として定着している二重敬語の例として挙げられています。
そのため、
「お伺いするは絶対に間違い」
と考える必要はありません。
質問メールなら、
○○について伺いたく、ご連絡いたしました。
○○についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
一点、確認したいことがあり、ご連絡いたしました。
などが自然です。
「お伺いさせていただきます」は間違い？
「お伺いさせていただきます」
という表現もよく見かけます。
これを単純に、
「二重敬語だから絶対に間違い」
とするのも正確ではありません。
文化庁では「させていただく」について、
相手側や第三者の許可を受けて行い、そのことで自分側が恩恵を受ける場合
などに使うのが基本としています。
そのため、単に文章を丁寧にしたいからと、
「お伺いさせていただきます」
と重ねると、少しくどく感じられることがあります。
多くの場面では、
「伺います」
「お伺いします」
で十分です。
「させていただく」を付ければ付けるほど丁寧になる、というわけではないんですね。
質問内容は具体的に書く
質問メールでは、
「教えてください」
だけではなく、
何について、どこを確認したいのか
を具体的に書きましょう。
たとえば、
「製品Aのサイズについて質問です。」
より、
「製品Aについて、仕様書では幅20mmと記載されていますが、現在の仕様も20mmで間違いないでしょうか。」
の方が、相手はすぐ答えられます。
質問する前に、
「相手はこの一文を読んだだけで答えられるかな？」
と考えてみるといいですね。
質問が複数ある場合は番号を付ける
質問が2つ、3つとある場合は、長い文章の中へ全部入れ込まない方が分かりやすいです。
たとえば、
「以下2点について確認させてください。」
として、
- 製品Aの幅は20mmで間違いないでしょうか。
- 納品予定日は○月○日という認識でよろしいでしょうか。
というように番号を振ります。
これなら相手も、
「1については○○です。2については……」
と返信しやすくなります。
質問する側だけでなく、答える側が返信しやすい形にしておく
のも大切ですね。
回答期限がある場合は具体的な日付を書く
仕事では、
「できれば今週中に返事がほしい」
ということもありますよね。
そんなときは、
「お急ぎで申し訳ありませんが、早めにお願いします」
よりも、
具体的な日付を伝える
方が分かりやすいです。
たとえば、
「社内確認の都合上、恐れ入りますが、○月○日（金）までにご回答いただけますと幸いです。」
という書き方です。
なぜ期限が必要なのかを一言添えると、相手にも事情が伝わります。
また、
「今週末まで」
より、
○月○日（金）まで
と書いた方が、期限の認識違いも起きにくくなります。
本日中など、かなり短い期限でお願いする場合は、
なぜ急いでいるのか
も簡潔に伝えた方がよいでしょう。
質問メールの結びはどう書く？
質問を書いたら、最後は相手への配慮を一言添えて締めます。
たとえば、
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが、ご回答いただけますと幸いです。
などです。
「何卒よろしくお願いいたします。」
だけでも使われますが、
何をお願いしているのかまで書いた方が、相手が次にすることが分かりやすくなります。
取引先へ質問するメールの例文
件名：○○製品の仕様についての確認
株式会社○○
営業部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。
○○製品の仕様について一点確認したく、ご連絡いたしました。
現在いただいている仕様書を確認したところ、製品Aの幅は20mmと記載されております。
こちらは現在の仕様も20mmで間違いないでしょうか。
社内確認の都合上、恐れ入りますが、○月○日（金）までにご回答いただけますと幸いです。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
株式会社△△
○○部
○○ ○○
上司へ質問するときのメール例文
件名：○○案件についての確認
○○部長
お疲れ様です。
○○案件について一点確認したいことがあり、ご連絡いたしました。
先日の打ち合わせでは、○月○日までに資料を提出する予定と認識しておりますが、こちらの日程で進めて問題ないでしょうか。
お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
質問が複数ある場合のメール例文
件名：【ご確認のお願い】○○について
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。
○○について、以下2点確認したく、ご連絡いたしました。
1．製品Aの幅は20mmで間違いないでしょうか。
2．納品予定日は○月○日という認識でよろしいでしょうか。
恐れ入りますが、○月○日までにご回答いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
株式会社△△
○○部
○○ ○○
急ぎで回答がほしい場合のメール例文
件名：【ご確認のお願い】○○について
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。
○○について確認したい点があり、ご連絡いたしました。
確認事項：
○○の仕様は△△で間違いないでしょうか。
社内での手配の都合上、恐れ入りますが、○月○日（金）までにご回答いただけますと幸いです。
急なお願いとなり申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
株式会社△△
○○部
○○ ○○
回答をもらったら短くてもお礼を返す
質問に答えてもらったら、そのまま終わりにせず、お礼を返しておくと丁寧です。
長いメールを書く必要はありません。
たとえば、
ご回答いただき、ありがとうございます。
製品Aの幅は20mmとのこと、承知いたしました。
早速ご確認いただきありがとうございました。
というくらいでも十分です。
回答内容を一言入れておくと、
「自分がどう理解したのか」
も相手に伝わります。
認識違いを防ぐ意味でも便利ですね。
質問メールで避けたい書き方
質問メールを書くときは、次のようなメールになっていないか確認してみましょう。
- 何について聞いているのか分からない
- 自分で確認できることを調べずに聞いている
- 質問が長い文章の中に埋もれている
- 質問を一度に大量に送っている
- 急ぎなのに具体的な期限が書いていない
- 敬語を重ねすぎて読みにくくなっている
質問メールの目的は、
難しい敬語を使うことではなく、必要な回答を相手からもらうこと
です。
相手が読みやすく、答えやすい形を意識するといいですね。
ビジネスメールの質問についてよくある疑問
件名に「質問」と書いてもいい？
問題ありません。
ただし、
「質問があります」
だけより、
「○○についての質問」
「○○の仕様についての確認」
など、具体的な内容まで入れる方が分かりやすいです。
上司へのメールは「お疲れ様です」でいい？
社内の上司へのメールでは「お疲れ様です」が一般的です。
社外の取引先で、すでにやり取りのある相手なら「いつもお世話になっております」が使えます。
初めてメールする取引先にも「いつもお世話になっております」でいい？
初めて連絡する相手なら、
「突然のご連絡失礼いたします。」
「初めてご連絡いたします。」
などの方が自然です。
そのあと、
「株式会社○○の○○と申します。」
と名乗ると分かりやすいでしょう。
質問が3つある場合はどう書く？
「以下3点について確認させてください」と書いて、
1．
2．
3．
と番号を付けると分かりやすくなります。
急ぎで返信してほしいときはどう書く？
「至急お願いします」
とだけ書くより、
「恐れ入りますが、○月○日までにご回答いただけますと幸いです」
と具体的な期限を書く方が分かりやすいです。
可能であれば、
「社内確認の都合上」
など、期限が必要な理由も一言添えましょう。
まとめ
ビジネスメールで質問するときは、
相手が答えやすいメールを作る
ことを意識してみてください。
ポイントは、
1．件名で質問内容が分かるようにする
2．書き出しは相手との関係に応じて使い分ける
3．何を確認済みなのかを簡潔に伝える
4．質問内容を具体的にする
5．複数の質問には番号を付ける
6．期限がある場合は具体的な日付を書く
7．回答をもらったらお礼を返す
ということです。
質問メールは、
「失礼のない敬語を使わなきゃ！」
と考えすぎると、かえって文章が長くなってしまうことがあります。
私自身、質問の意図が分からず、
「何について答えればいいんだろう？」
と思ったメールを受け取ったことがあります。
だからこそ、
相手が読んですぐ内容を理解でき、そのまま返信できること
を意識するのが一番大切だと思います。
参考情報
この記事の敬語に関する内容は、文化庁の「敬語の指針」などの国語施策を確認して作成しています。
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